Veel mensen krijgen honderden e-mails per dag en bekijken die niet eens allemaal. Hoe zorg je ervoor dat jouw e-mail wél gelezen wordt?
Een professionele en doeltreffende e-mail heeft een sterke onderwerpregel nodig, een correcte aanspreking, een korte inleiding en een correcte afsluiting. Maar dat is slechts het begin.
Als je wilt dat je e-mail wordt opgemerkt, begin dan met te investeren in een professioneel e-mailadres. Daarin staat je naam en de onderneming of organisatie die je vertegenwoordigt. Een afzender met een Gmail- of Hotmail-adres zal het moeilijker hebben om de aandacht te trekken, omdat daar weinig autoriteit van uitgaat. Bijkomende tip: gebruik geen cijfers of nicknames in je naam.
Het belang van een sterke subject line kunnen we niet genoeg benadrukken. Het Amerikaanse marketingbureau Invesp stelt dat 47% van de ontvangers louter op basis van de subject line beslist om een e-mail al dan niet te openen. Opnieuw volgens Invesp daalt de open-ratio met ruim 18% als het woord “newsletter” in de subject line staat. Het woord “free” doet die open-ratio dan weer met 10% stijgen. Mails met een gepersonaliseerde subject line hebben 22% meer kans om te worden geopend. Ook een teaser, een belofte of een open vraag verhoogt de kans op succes.
Websites als Constant Contact en HubSpot geven honderden tips over hoe je de perfecte subject line opstelt.
Een goed instrument om de kwaliteit van een subject line te testen is de A/B-test. Je stuurt 2 verschillende versies van dezelfde mail met een andere subject line, telkens naar de helft van je contacten, en je gaat na welke mail het meest wordt geopend.
Stuur niet over alles mails naar iedereen. Er bestaat zoiets als e-mail overload. Als je voortdurend mensen overlaadt met e-mails, treedt er gewenning en apathie op, waarna je geadresseerden niet meer de moeite nemen om je e-mail te openen, hoe belangrijk die mogelijk ook is.
De letters RE verschijnen automatisch in de subject line van een e-mail waarin je reeds betrokken partij bent. Sommige bedrijven en marketingbureaus spelen dit gegeven uit door zelf RE in de subject line te plaatsen, ook al is er nog geen voorgeschiedenis. Die truc kan helpen om de open-ratio van een e-mail te verhogen, maar heeft op termijn een omgekeerd effect. Zodra je bestemmeling doorheeft hoe je hem in de val lokt, is hij weg. Voorgoed.
Een call to action geeft een meerwaarde aan je e-mail, zelfs als je niet meteen een antwoord of actie van je geadresseerde verwacht. Als je om een reactie vraagt, verhoog je de betrokkenheid van je bestemmeling. Tegelijk moet je hier omzichtig mee omspringen. Een formulering als “Bij voorbaat dank voor uw reactie”, bijvoorbeeld, kan irritatie opwekken omdat de geadresseerde zich mogelijk verplicht voelt om te antwoorden.
Als je bijlagen meestuurt, vermeld dan duidelijk in je e-mail wat er in die bijlagen staat. Geef de bijlagen ook een duidelijk herkenbare documentnaam. E-mail is een geliefd kanaal van cybercriminelen, wat maakt dat ontvangers van een e-mail zekerheid willen dat ze geen virus binnenhalen wanneer ze een bijlage openen.
De standaardelementen van een digitale handtekening: naam, bedrijfsnaam, functie, gsm, e-mailadres en website. Een fysiek adres is optioneel, maar wordt vaak weggelaten. Je kan er ook het bedrijfslogo of een andere afbeelding bijvoegen, maar zorg er wel voor dat daar geen essentiële informatie in verwerkt is. Veel gebruikers blokkeren afbeeldingen in e-mails omwille van veiligheidsrisico’s. Ga daarom na of de handtekening ook zonder afbeelding intact blijft.
Als je naar internationale contacten mailt, hou je best rekening met culturele verschillen in het e-mailgebruik. In de Verenigde Staten, bijvoorbeeld, wordt een pak lakser omgesprongen met de e-mailetiquette die wij naleven. Het is er niet ongewoon om professionele e-mails te versturen zonder aanspreking en er wordt minder aandacht besteed aan grammaticale regels en correcte zinsbouw. In Japan vindt men het dan weer onbeleefd om een e-mail zo kort mogelijk te houden. Japanners zijn vaak ook persoonlijker in hun e-mails dan wij gewoon zijn.
Als je een e-mail met commerciële doeleinden stuurt, heb je er baat bij om je prospect persoonlijk aan te spreken. Een aanhef als “Beste” of “Geachte heer/mevrouw” is beleefd, maar ook anoniem. Je verraadt eigenlijk dat je je geadresseerde van haar noch pluim kent. Via Google en LinkedIn vind je vast de nodige inspiratie om een persoonlijke toets te geven aan je correspondentie. Met als resultaat dat de ontvanger zich bijzonder voelt.
Bepaalde basisregels golden al toen er nog geen internet of e-mail bestond. In de eerste alinea geef je aan waarom je een e-mail schrijft. Wees kort en bondig. Er staan nog tientallen andere ongeopende e-mails in de wachtrij van je bestemmeling, dus tijd is kostbaar. Wees concreet en vermeld je kernboodschap helder en duidelijk. Sluit af met “Hoogachtend” of “Met vriendelijke groeten”, gevolgd door je handtekening.
E-mail was initieel een informeel communicatiemiddel voor snelle en vluchtige uitwisseling van informatie. Voor de opmaak van een zakelijke e-mail gelden daarom over het algemeen minder strenge conventies dan voor een gewone zakelijke brief, merkt de TaalUnie op. Het voordeel van e-mail: je kan er korte boodschappen of simpele vragen in kwijt, alleen moet je daar geen gewoonte van maken als je de aandacht van je geadresseerde wilt vasthouden.
Nog enkele verschillen met een traditionele brief:
· Verdeel de inhoud van je e-mail in korte paragrafen en alinea’s. Dat leest veel makkelijker dan een lange lap tekst.
· Plaats opsommingen in bullet points. Die ogen beter in digitale documenten dan in een brief.
· Kies één onderwerp per e-mail. Als je verschillende boodschappen wilt overbrengen, plaats ze dan in afzonderlijke mails. Dat maakt het voor je contactpersoon eenvoudiger om het overzicht te behouden in de constante e-mailchaos.
Heb je weinig of zwakke leads, weinig bezoekers, weinig clicks? We sommen in deze whitepaper 14 redenen op waardoor het fout kan lopen en geven tips hoe je dit kan vermijden.
